Checklist chứng từ doanh nghiệp nên sắp xếp mỗi thángChecklist chứng từ doanh nghiệp nên sắp xếp mỗi tháng

Chứng từ được sắp xếp đều đặn sẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ dòng tiền và giảm thời gian tìm kiếm khi cần đối chiếu. Thay vì để dồn đến cuối kỳ, doanh nghiệp có thể duy trì một danh sách kiểm tra ngắn vào mỗi tháng.

1. Hóa đơn mua vào và bán ra

Gom hóa đơn theo tháng, tách nhóm mua hàng, chi phí vận hành và doanh thu. Mỗi hóa đơn nên đi cùng thông tin về mục đích sử dụng hoặc bộ phận liên quan để người xử lý không phải hỏi lại.

2. Chứng từ ngân hàng và thanh toán

Lưu sao kê, ủy nhiệm chi, giấy báo có và tài liệu giải thích cho những giao dịch cần đối chiếu. Tên tệp nên có ngày, đối tác và nội dung giao dịch để tìm kiếm nhanh.

3. Hồ sơ nhân sự và chi phí nội bộ

Tập hợp bảng chấm công, bảng lương, đề nghị thanh toán, tạm ứng và hoàn ứng theo cùng một quy ước. Các khoản còn thiếu giấy tờ nên được đánh dấu ngay trong tháng.

4. Hợp đồng và biên bản bàn giao

Hợp đồng, phụ lục, báo giá và biên bản nghiệm thu nên được liên kết với giao dịch tương ứng. Điều này giúp bộ hồ sơ thể hiện rõ quá trình phát sinh của khoản thu hoặc chi.

Một thư mục rõ ràng và một đầu mối bàn giao cố định thường hiệu quả hơn nhiều công cụ phức tạp nhưng không được dùng nhất quán.

Nội dung trên là gợi ý tổ chức hồ sơ chung. Doanh nghiệp nên trao đổi với người phụ trách kế toán về danh mục chứng từ phù hợp với hoạt động thực tế của mình.