Hoá đơn điện tử cho công ty mới thành lập: đăng ký thế nào và khi nào được xuất?Hoá đơn điện tử cho công ty mới thành lập: đăng ký thế nào và khi nào được xuất?

Nhiều doanh nghiệp mới nhận giấy chứng nhận xong là ký hợp đồng ngay, rồi mới phát hiện chưa xuất được hoá đơn cho khách. Hoá đơn điện tử có một trình tự riêng và cần thời gian.

Thứ tự các bước

• Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp. Không có chữ ký số thì không ký được tờ khai lẫn hoá đơn.
• Chọn nhà cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử và khởi tạo mẫu hoá đơn.
• Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tới cơ quan thuế.
• Chờ thông báo chấp nhận của cơ quan thuế. Đây là bước quyết định: chỉ sau khi được chấp nhận mới được xuất hoá đơn.
• Xuất hoá đơn thử để kiểm tra thông tin người bán, mẫu số và ký hiệu trước khi dùng thật.

Song song với các bước trên, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng và đăng ký nộp thuế điện tử để nộp hồ sơ khai thuế đúng hạn ngay từ kỳ đầu tiên.

Những điểm mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP ban hành ngày 20/3/2025, hiệu lực từ ngày 01/6/2025, sửa đổi và bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ. Ba nội dung doanh nghiệp mới nên nắm:

• Thời điểm lập hoá đơn với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.
• Thông tin người mua được bổ sung: ngoài tên, địa chỉ và mã số thuế, có thể dùng số định danh cá nhân của người mua hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.
• Uỷ nhiệm lập hoá đơn điện tử cho bên thứ ba được mở rộng, áp dụng cho cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Hộ kinh doanh thì sao?

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán không xuất hoá đơn giá trị gia tăng khấu trừ. Khi khách hàng bắt đầu yêu cầu loại hoá đơn này thì đó là một trong những dấu hiệu rõ nhất cho thấy nên tính tới việc lên doanh nghiệp, xem bài hộ kinh doanh hay công ty TNHH.

Ba lỗi thường gặp ở tờ hoá đơn đầu tiên

• Xuất hoá đơn trước khi có thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
• Địa chỉ người bán trên hoá đơn không khớp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý các đơn vị hành chính tại Khánh Hòa đã được sắp xếp lại từ ngày 01/7/2025.
• Lập hoá đơn sai thời điểm, thường là đợi thu được tiền mới xuất.

Doanh nghiệp muốn gộp phần này vào ngay khi thành lập thì xem dịch vụ chữ ký số và hoá đơn điện tử, hoặc gói thành lập doanh nghiệp đã bao gồm bước đăng ký này.